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Los memorandos son una de las características más mencionadas de la vida diaria de la oficina, que parecen brotar de casi todos los lugares y pueden cubrir una gama casi interminable de asuntos. Sin embargo, la emisión de memorandos se realiza para varios propósitos básicos y normalmente tiene objetivos claramente identificables, que generalmente se refieren a resolver situaciones y proporcionar información adicional sobre una cuestión que no necesita una reunión sobre ella.
problemas
Los problemas pueden ser identificados rápidamente y discutidos dentro del contexto de un memorando, permitiendo que los empleados inmediatamente se vuelvan conscientes de dificultades potenciales y nuevos desafíos que se avecinan. Estos problemas pueden variar, ya que algunos pueden discutir tendencias que se desarrollarán a largo plazo (por ejemplo, una disminución en la eficacia de un departamento determinado), o pueden ser menos formales y más inmediatos (como informar a los empleados acerca de la aproximación del mal tiempo antes de que vuelvan a casa al final del expediente). Una característica de estos memorandos sobre problemas es que pueden solicitar feedback para considerar posibles soluciones y estrategias futuras.
soluciones
Los memorandos basados en soluciones pueden proporcionar una selección de información, ejemplos incluyen correcciones rápidas para problemas técnicos, anuncio de que una nueva estrategia ha sido decidida para abordar un problema existente, o proporcionar información actualizada sobre los códigos de entrada y los mecanismos de seguridad. Los memorandos sobre soluciones también son una oportunidad para dar atención a los colaboradores que han demostrado utilidad o creatividad para afrontar desafíos específicos, comunicando a los demás colaboradores sobre sus éxitos (por ejemplo: "Nos gustaría agradecer a Mathew Baker por el trabajo de coordinación para mejorar nuestra red central de computadoras, permitiendo que el sistema funcione significativamente más rápido que en el último mes. ").
realimentación
Los memorandos de retroalimentación vienen en una gran variedad de formas, aunque estos pueden diferenciarse entre las notas enviadas a varios empleados y las notas enviadas a un solo individuo. Cuando los memorandos de retroalimentación se envían a un gran grupo, pueden actualizar a los empleados sobre asuntos previamente planteados en las reuniones, dando un sentido del contexto y la cronología para las discusiones anteriores (un ejemplo de ello sería un memorando agradeciendo a los empleados por participar en una campaña de campaña donación de sangre o ejercicio de trabajo en equipo). Sin embargo, cuando la retroalimentación se envía a un único colaborador, será normalmente muy específico y relacionado con la calidad del trabajo entregado por el colaborador y qué áreas deben enfocarse para futuras mejoras.
Comentarios sobre situaciones
De vez en cuando, puede ser apropiado que los gestores envíen notas relativas a eventos en curso, o que hagan comentarios oficiales sobre determinadas situaciones, por ejemplo, "Nos gustaría agradecer de corazón al departamento de bomberos por su asistencia durante el reciente incendio nuestro almacén. Este tipo de memorando también puede incluir instrucciones para que los funcionarios no se pronuncien públicamente sobre ciertas cuestiones internas: por ejemplo, "Nos gustaría pedir a todos los empleados que se abstengan de especular públicamente sobre nuestra potencial fusión con otra empresa, lo que podría perjudicar los acuerdos en curso."