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La recepción es a menudo la puerta de entrada de la compañía y ciertamente ese departamento de la oficina refleja la cultura organizacional de la empresa y por lo tanto la persona que tiene el cargo de recepcionista también. Las primeras impresiones son de extrema importancia en el mundo corporativo, pero hay más cosas involucradas en ese cargo además de causar buena impresión en los visitantes. El cargo de recepcionista es una posición multifacética que, si se divide en tareas de trabajo, podría fácilmente exigir a varios empleados.
beneficios
La recepcionista es la primera persona que saluda a clientes y consumidores y los anuncia al personal de apoyo oa la secretaria ejecutiva, con el uso de e-mail o un sistema de interfono. Muchas veces, puede interferir cuando el ejecutivo no desea ser molestado. La recepción es capaz de manejar el exceso de servicio administrativo para que no sea necesario contratar a trabajadores temporales.
carácter
El cargo de recepcionista se encuadra en la categoría administrativa y la mayoría se reporta directamente al RH, a un coordinador administrativo o al gerente de la oficina. Multitarea es más que simplemente un chava en relación a la recepcionista. En los períodos más tranquilos, puede hacer la transición a archivista o como otra funcionaria administrativa de forma integrada, lo que elimina la necesidad de personal administrativo adicional en la oficina donde los archivos pueden estar localizados.
consideraciones
La recepción es el sector que exige confidencialidad, y esa posición requiere entrenamiento para dominarla. La persona elegida para el cargo tiene la responsabilidad de defender cualquier código de seguridad reglamentaria y normas. Al contratar, los gestores deben considerar la verificación de antecedentes una obligatoriedad.
pasivo
Como la recepcionista raramente tiene subordinados directos, la posición exige la capacidad para destacarse en la gestión del tiempo, así como en la excelencia con el cliente. Algunas funciones principales de la recepcionista son: atender teléfonos, recibir y saludar a los clientes, archivar documentos y dar soporte a otros departamentos (por ejemplo, contabilidad), aprovisionamiento, marcar y desmarcar reuniones, elaborar visitas, triar y distribuir correspondencia.
expectativas
Se espera que la recepcionista tenga las mismas habilidades de un asistente administrativo, ya que los deberes son sólo ligeramente diferentes. Los niveles de competencia en Microsoft Office u otro tipo de automatización de oficina deben estar por encima de lo básico. Cuando un asistente administrativo generalmente ejecuta funciones administrativas de apoyo en una oficina, la recepcionista está al frente de todos los visitantes en todo momento. Con eso en mente, su conducta será siempre profesional. Se espera también que conozca las prioridades diarias, ya que distracciones y tareas menos importantes aparecen en cualquier momento.