Contenido
- Recibiendo conexión
- Identifique las necesidades de quien está vinculando
- Transferencia de la conexión a la persona apropiada en la oficina
- Fin del enlace
La comunicación inicial entre un cliente potencial y un bufete de abogados generalmente se realiza por teléfono y con una recepcionista. Siendo así, es importante que la recepcionista de la empresa sea profesional y cortés en todo momento. Mantener la profesionalidad a veces puede ser un desafío, especialmente para los recepcionistas que atienden un gran volumen de llamadas a diario, sin embargo, hay ciertos principios que siempre debe seguir al atender llamadas en una oficina de abogados.
Recibiendo conexión
Atienda cada llamada diciendo el nombre del bufete de abogados, su nombre y, a continuación, identifique quién está llamando y pregunte: "¿Cómo puedo ayudarle?". Por ejemplo: "Buenos días, este es el bufete de abogados de X e Y, Jane hablando, con quién estoy hablando?" Después de haber identificado al autor de la llamada por el nombre, pregunte: "¿Cómo puedo ayudarla hoy Sra. Z", recuerde referirse al cliente por el nombre durante el resto de la conversación. Las anotaciones durante cada llamada pueden ser útiles, especialmente en lo que se refiere a los nombres. Mantenga un tono positivo durante la conversación, sea paciente y nunca pierda la calma. Evite el uso de jerga, jerga o no palabras como "aham" y "hum".
Identifique las necesidades de quien está vinculando
Es muy importante escuchar atentamente lo que el potencial cliente necesita para satisfacer sus necesidades y proporcionar la información solicitada de una manera clara y concisa. En cada llamada hay alguien en busca de informaciones o de una determinada persona.
Transferencia de la conexión a la persona apropiada en la oficina
Si necesita transferir el enlace a un abogado, pida al cliente que espere la transferencia en la línea. A continuación, póngase en contacto con el abogado y anuncie la conexión por el nombre del cliente y el propósito de la llamada, luego haga la transferencia si el abogado está disponible. No deje al cliente esperando en la línea durante más de 45 segundos. Después de este período, pregunte si el cliente prefiere seguir esperando, si quisiera que cuando disponible el abogado vuelva a conectar o si prefiere llamar más adelante.
Fin del enlace
Antes de apagar el teléfono, pregunte si usted puede ayudar en algo más y agradezca al cliente por haber conectado a la oficina de abogados. Es raro que una recepcionista convencer al cliente potencial a contratar el servicio, sin embargo, es muy común que se pierda al cliente por una atención mala, ruda o no profesional.