Cómo escribir una carta de cobro de un cheque sin fondos

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Uno de los aspectos más frustrantes de administrar una empresa es manejar cheques sin fondos. Tratar con cheques devueltos puede ser un tema delicado. El problema más difícil que los dueños de empresas y gerentes tiene que afrontar es cómo abordar el asunto con el cliente, especialmente si es un cliente asiduo. Tal vez el modo más común y más cortés de conseguir los fondos es con una carta bien escrita, con respecto a la deuda.

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Sea bien educado y profesional en su carta (Keith Brofsky / Photodisc / Getty Images)

Escriba la carta en el membrete de la empresa si tiene. En caso contrario, cree un encabezado básico, con el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono con código de área, dirección de correo electrónico de la empresa y de la página web.
Coloque la fecha de la carta de cobro en la parte superior del lado izquierdo de la carta.
Ponga la dirección de retorno de su cliente en el lado izquierdo de la carta, dando dos espacios hacia abajo a partir de la fecha.
Utilice el saludo apropiado para su cliente, dos espacios debajo de la dirección de retorno. Utilice el término "Estimado" más el último nombre, como por ejemplo "Estimado Señor Jones" o "Señora Smith". Usted puede utilizar el común "Hola" o "Saludos", pero un enfoque personal es mejor. Evite usar el primer nombre o un saludo muy informal como "Hola".
Comience la carta hablando de la deuda de manera no amenazadora. Un ejemplo de esto podría ser: "Estamos escribiendo para informarle que recibimos un cheque suyo que fue devuelto".
Dale todos los detalles sobre el cheque sin fondos, como el nombre del banco número de cheque, fecha y la cantidad de dinero. Además, mencione el número de cuenta del cliente y documenta el saldo de esta cuenta.
Mencione su política de "multa por devolución de cheques", si usted tiene una. Por ejemplo, si usted tiene una política escrita especificando que la multa para cheque devuelto es de R $ 40, usted debe citar eso y solicitar el valor junto con la cantidad del cheque. Siempre proporcione al cliente la cantidad total debida, como "Por favor, envíe R $ 300 por el cheque devuelto más R $ 40 de la multa por devolución, en un total de R $ 340".
Instruya al cliente cómo puede enviar los recursos a usted. Por ejemplo, usted puede pedir que traiga el dinero a su lugar de trabajo o envíe una orden de pago o un cheque a su dirección comercial. Usted puede también mencionar por teléfono o personalmente si acepta tarjetas de crédito o débito.
Pida al cliente que pague la deuda tan pronto como sea posible y llame en caso de duda.
Termine la carta con "Recuerdos" o "Muchas gracias" y su nombre y título. Firme la carta que se escribe.