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Los grandes proyectos requieren personas que puedan garantizar que todo fluya correctamente. Dependiendo del tamaño del proyecto, las empresas pueden necesitar un despachador y un coordinador para asegurarse de que la información relevante fluya a los canales correctos. Sin embargo, ninguno de estos cargos tiene autoridad para cambiar parte alguna del proyecto o la forma en que se lleva a cabo.
Despachador
El despachador del proyecto monitorea el progreso del proyecto e informa a la alta gerencia. Coordina todas las comunicaciones entre las partes involucradas, que pueden incluir responsabilidades de coordinación con cientos de personas y organizaciones. También debe asegurarse de que la información correcta llegue a la alta dirección, para que tomen decisiones que mantendrán el proyecto en marcha. Los despachadores generalmente se especializan en un área específica de especialización, como la construcción o la ingeniería de software.
Deberes del expedidor
Las funciones específicas del despachador dependerán de su área de especialización. Sin embargo, su función clave es resolver los numerosos conflictos que surgen durante un proyecto. Específicamente, debe responder preguntas sobre asuntos financieros, coordinar compras, consultar y resolver problemas materiales y asegurarse de que el proyecto tenga suministros suficientes para evitar tiempos de inactividad.
Coordinador
El coordinador del proyecto tiene más autoridad que el despachador. Sin embargo, esta autoridad no significa que pueda cambiar ninguna política del proyecto. La información proporcionada por el coordinador para la alta dirección suele tener más influencia que la del despachador. El tamaño del proyecto determinará si el coordinador reportará a un asistente del director del proyecto o directamente al director del proyecto. En muchos casos, las empresas requieren que el coordinador tenga un diploma de especialización o experiencia.
Deberes del coordinador
El coordinador se reúne con los gerentes de más alto nivel para sincronizar las operaciones del día a día del proyecto, lo que ayuda a asegurar su finalización en tiempo y costo. Debe asegurarse de que todos los involucrados comprendan sus tareas y deberes, y asegurarse de que el proyecto avance en función de las fechas de finalización que se han establecido para las diferentes fases. Está en constante comunicación con los líderes del proyecto y notifica a las partes interesadas si se produce algún cambio. También ayuda a los gerentes a controlar el presupuesto y trata con los proveedores.