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El e-mail sigue siendo visto como una forma de comunicación informal. Incluso en el trabajo, las personas a menudo omiten los saludos, cierres y ortografía. Sin embargo, una vez que el correo electrónico ha sustituido en gran parte los memorandos y se ha convertido en la forma principal de comunicación para los negocios, seguir la etiqueta y el formato apropiado son importantes tanto para la claridad y para demostrar respeto a los demás empleados.
Saludos y cierres
Los saludos y los cierres dependen del tipo de relación que tenga con el destinatario del correo electrónico.
En su primer e-mail con una persona, lo inicio con "Estimado (a)", seguido de su nombre o de ella. Normalmente es natural utilizar el primer nombre, a menos que su empresa sea muy formal. Una vez que la relación ya se ha establecido, usted puede simplemente utilizar el nombre de la persona o los saludos más informales como "Hola" o "Hola", seguidos del nombre del destinatario.
Cuando envíe mensajes a un grupo, utilice siempre "Caros", ya que los correos electrónicos enviados a muchos destinatarios tienden a ser más formales. No uses saludos como "Buen día" o "Buenas tardes." Cuando el destinatario lee el e-mail, puede ser otra hora del día.
Los cierres siguen las mismas reglas de los saludos. En el primer e-mail, utilice un cierre más formal, como "Recuerdos" o "Mis saludos". Después de haber intercambiado correos electrónicos, el cierre no es necesario, pero siempre incluya su nombre como firma.
cuestiones
Antes del cumplimiento, el asunto es la primera información que el destinatario leerá. Asegúrate de hacerlo significativo, claro y breve, para que la persona entienda el contenido del mensaje y dé la prioridad correcta.
Con el advenimiento de dispositivos electrónicos portátiles, muchos empleados cayeron en el hábito de colocar el contenido del correo electrónico en el asunto, pensando que eso sería más conveniente para el destinatario. Sin embargo, este tipo de formato parece brusco y grosero.
formateo
Utilice la ortografía correcta, la puntuación y las mayúsculas. Tomar el cuidado de pasar el corrector ortográfico y corregir errores de escritura demuestra respecto a los colegas. Una coma mal colocada puede cambiar el significado de una frase. Tenga en cuenta que sus colegas no pueden leer su mente, así que haga las referencias claras ("Trabaje con él en ese proyecto" - quién es "él", y "qué proyecto"?).
Nunca escriba sólo en mayúsculas. ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS HACE OPINIÓN QUE USTED ESTÁ GRITANDO CON EL COLEGA.
Escriba párrafos cortos y objetivos. Sea amigable, pero a menos que tenga una relación cercana, evite bromas y sarcasmo, que a menudo no se entienden por correo electrónico. Por último, libre de los emoticons.
educación
Un estudio reciente en el "Journal of Computer-Mediated Communication" demostró que quien envía correos electrónicos educados es visto como más amigable y fácil de gustar que los remitentes de correos electrónicos rudos. Más que eso, los destinatarios de e-mails educados estaban más dispuestos a trabajar con sus remitentes.
Usted puede mostrar buena educación por correo electrónico de la misma manera que en la vida real. Utilice "por favor" y "gracias" al hacer un pedido.
Una vez más, el uso de su tiempo para asegurarse de que el correo electrónico esté gramaticalmente correcto muestra respecto a sus colegas. El descuidar esta parte implica que su propio tiempo es más importante que el suyo.