Contenido
A menudo, en el mundo empresarial, estamos obligados a incluir una carta de presentación para acompañar un informe más grande, que puede enviarse por correo, entrega especial o incluso por correo electrónico. Una carta de presentación formal tiene un propósito muy específico y debe redactarse de tal manera que presente y describa el contenido, reitere el tema principal del informe y también indique los próximos pasos o acciones a tomar.
Escribir una carta de presentación para el informe
Paso 1
Utilice papel con membrete de la empresa para redactar la carta de presentación de un informe en deferencia a la importancia del documento adjunto. Incluso si está utilizando un correo electrónico con membrete, trátelo como una carta de papel, incluida una imagen del logotipo de la empresa en la página del correo electrónico.
Paso 2
Incluya la fecha del día, así como la información de la dirección, incluidos el nombre y apellido, el cargo, el nombre de la empresa, la dirección de la calle y la ciudad, y el código postal. Utilice el saludo "Caro", seguido de un saludo formal, como las abreviaturas Sr. o Sra. Si la persona es un extraño o "Caro" con el nombre o apellido del destinatario si la persona es un conocido.
Paso 3
Indique el propósito de la carta en el párrafo del cuerpo con palabras como "Esta carta proporciona el (nombre del informe) para su revisión o comentario (o cualquier acción que desee). Utilice esta oportunidad para resumir el tema del informe. Intente resumir el propósito del informe de la manera más sucinta posible, en una o dos oraciones como máximo.
Paso 4
Tenga en cuenta la conclusión del informe aquí, pero no llegue al corazón de las conclusiones del informe. Quiere que el lector lea el informe real y no solo la carta de presentación. La carta debe despertar el apetito del lector por lo que se encontrará en el informe final.
Paso 5
Haga una sección de finalización formal o los siguientes pasos, donde indique cuáles son las acciones deseadas por el destinatario. ¿Quieres que reenvíen el documento o lo firmen o coordinen una reunión más grande para presentar los resultados? Sea muy específico sobre los próximos pasos, así como el día y la fecha, si se necesita una acción urgente.
Termine la carta de presentación con un saludo formal, tan cordial, sincero o pensativo. Incluya el nombre y título del autor de la carta. Enumere los nombres de las otras personas que recibirán el informe y la carta de presentación en el espacio "Cc" (con copia) del correo electrónico.