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Organizar carpetas no ayudará con la organización, si las carpetas no están organizadas previamente. Poner etiquetas llamativas en los archivos es fundamental para tener un archivo fácil de usar, por lo que etiquetarlos correctamente es fundamental. Las etiquetas mecanografiadas serán fáciles de leer de un vistazo. Las carpetas que se venden en las tiendas de suministros de oficina generalmente vienen con su propia hoja de etiquetas perforada, sin embargo, es más fácil escribir y cortar sus propias etiquetas.
Paso 1
Mida la altura y el ancho de una sola etiqueta en la hoja perforada o en una hoja de etiquetas. Si está utilizando hoja perforada, mida toda la caja perforada, incluida la parte que se doblará hacia abajo, formando la parte posterior de la etiqueta.
Paso 2
Abra un nuevo documento en el programa, como Microsoft Excel, MS Word u Open Office. Inserta una tabla. Para Excel u otros programas de hojas de cálculo, abra un nuevo documento sin insertar nada, ya que ya tienen celdas en el documento. Si está utilizando las pegatinas para etiquetar, consulte la hoja de pegatinas para comprobar los márgenes. Esto es muy importante para alinear el texto. Mide estos márgenes en los cuatro lados. Luego, configure los márgenes del documento para que coincidan exactamente con ellos. Si las páginas que desea imprimir no tienen márgenes, configúrelas todas en "cero".
Paso 3
Haga que el tamaño de la celda sea igual al tamaño de las etiquetas, que ya están medidas. Ingrese el texto deseado en las celdas. Los estándares de carpetas más pequeñas tendrán solo una columna de etiquetas perforadas, no una página completa. Si solo hay una columna, use la primera columna de las celdas para escribir las etiquetas. Use una fuente en negrita para una mejor lectura.
Paso 4
Verifique los tamaños de celda y los márgenes y luego haga una impresión de prueba, imprimiendo las etiquetas en papel normal. Coloque esta hoja de prueba en la parte superior de la hoja con las etiquetas, para confirmar la alineación con las pegatinas o los espacios perforados. Ajuste los márgenes y tamaños de sus celdas en consecuencia e imprima nuevamente, si no hay similitudes.
Paso 5
Coloque la hoja de etiquetas que vino con su carpeta de archivos en la impresora. Asegúrese de que la página esté en la posición correcta. Esto dependerá del tipo de impresora, así que asegúrese de verificar primero. Haga una impresión de prueba para ver qué lado está "hacia arriba".
Paso 6
Coloque las etiquetas con agujeros en los espacios correctos de las carpetas o pegue las pegatinas en los lugares designados.