Cómo elaborar una solicitud de propuesta de servicios jurídicos

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Elaboración de una solicitud de propuesta de servicios jurídicos
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En un esfuerzo por controlar los costos en medio de presiones del cliente interno, los departamentos jurídicos están confiando cada vez más en el uso de la solicitud de propuestas, o RFP, para ayudar a controlar los costos asociados a los abogados externos. Pero ¿cómo un departamento jurídico va a elaborar la solicitud para garantizar la alta calidad de las respuestas preliminares de las oficinas de abogados? Este artículo mostrará cómo hacerlo exactamente, permitiendo que su departamento jurídico minimice los gastos legales sin sacrificar la calidad del servicio.

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Contacte con una oficina de abogados para facilitar los procesos legales de la empresa (Digital Vision./Digital Vision / Getty Images)

Elaboración de una solicitud de propuesta de servicios jurídicos

Identifique el tipo de trabajo que desea solicitar. Algunos departamentos jurídicos optan por elaborar RFP para un tipo de asunto, mientras que otros redactan estas RFP para un tema sólo.
Calcule cuánto está dispuesto a pagar a un bufete de abogados que preste servicios jurídicos para estos tipos de asuntos o cuestiones. Esto ayudará a su departamento jurídico a determinar qué candidatos están dentro o no de su presupuesto.
Elabore una lista de preguntas que le gustaría hacer a estas oficinas de abogados. Esto debe incluir una combinación de información general, como el tamaño de la empresa y las condiciones de pago alternativas, y también cuestiones que son específicas para los tipos de asuntos que usted está solicitando los servicios.
Consulte la lista de proveedores preferentes para llegar a los candidatos que está enviando la RFP. Si usted no tiene una lista de proveedores preferidos o desea desviar de esa lista, identifique las oficinas de abogados que cree que serán los candidatos principales.
Revise su lista de preguntas antes de enviar las RFP. Asegúrese de que ha mantenido las preguntas abiertas al mínimo y que está cuestionando sólo lo necesario. Una RFP excesivamente larga raramente recibe tantas respuestas como la que va al punto.
Asegúrese de que incluyó la información de contacto en caso de que un representante de la firma de abogados tenga una pregunta acerca de su cuestionario de RFP.
Identifique el destinatario adecuado dentro de cada bufete de abogados para dirigir la RFP. Puede ser alguien que su departamento jurídico ha tenido contacto en el pasado, un socio o alguien dentro del marketing.
Envíe sus sobres a los destinatarios apropiados.
Imprima sus RFP y las envíe.
Envíe un e-mail a los destinatarios designados informándoles que se les envió una RFP. Asegúrese de instruirlos para que usted sepa cuando las recibieron.

consejos

Asegúrese de preguntar específicamente sobre los acuerdos de honorarios alternativos de la oficina de abogados. Esta puede ser la mejor manera para ahorrar dinero en servicios jurídicos.
Antes de elegir un bufete de abogados, siente con los candidatos finales por separado y tenga un contacto personal. Después de todo, esas son las personas que su equipo legal estará trabajando en estrecha colaboración.

advertencia

No haga muchas preguntas abiertas en su RFP. Se tarda horas para que el bufete de abogados responda, además de la posibilidad de hacer el proceso mucho más difícil para ellos.
No envíe su RFP a muchas oficinas de abogados. Esto sólo dará más trabajo para usted cuando llegue el momento de leer las respuestas.