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Microsoft Access trae una base de datos con SQL (Search Query Language) para pequeñas empresas. Su flexibilidad y recursos proporcionan bastante poder computacional para un empleador. Configurar una nómina en Microsoft Access es una buena herramienta para controlar los registros de los empleados. Configurar un sistema de nóminas de pago completo, que calcule el pago bruto, las deducciones y el salario neto requiere un programador de base de datos altamente sofisticado. Un empleador con habilidades intermedias a avanzadas en Access puede configurar un sistema de registro de nóminas.
instrucciones
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Nombre y cree una nueva base de datos en el comando "Nuevo" en la pestaña "Archivo". Seleccione la pestaña "Página Inicial" y se creará una nueva tabla. Cambie a "modo de diseño".
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Introduzca el nombre de la clave principal en la columna "Nombre de campo" en la línea 1. "Código" es el valor predeterminado con "Numeración automática" en la columna "Tipo de datos". Usted puede mantener así o cambiar a otro identificador único, como Número de empleado o CPF. El "Tipo de datos" puede mantenerse como "Numeración Automática" o cambiado a una entrada manual, siempre que la propiedad "Indexado" se haya definido en "Sí (Duplicación no autorizada)".
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Cree campos para toda la información necesaria para nuevos empleados. Esto incluye: 1. Nombre y apellido, iniciales o nombres del medio, si se desea 2. Dirección residencial y de correspondencia 3. Teléfono residencial, comercial y móvil 4. Número de deducciones federales y estatales de Impuesto de Renta retenido en la fuente 5. CPF 6. Carnet de conducir u otra identificación 7. Un checkbox para asegurarse de que se ha comprobado la calificación de "carta de prueba de empleo" 8. Un cuadro de texto para registrar los documentos comprobados 9. Fecha de inicio en el empleo 10. Fecha de rescisión (para ser llenado cuando el empleado sale de la empresa) 11. Salario 12. Cargo y otras informaciones deseadas por el empleador Los currículos pueden ser digitalizados y anexados al registro, si se desea.
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Asigne el tipo de datos en cada campo y establezca las propiedades obligatorias para dar formato a los números, establecer el número de caracteres permitidos en un campo y determinar si los datos se deben indizar. Cuando se crea una base de datos, también es prudente agregar un campo de descripción definiendo su propósito, para estimular la memoria más tarde, cuando la base de datos necesita ser modificado o revisado.
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Salve la tabla, colocando el nombre "Empleados" u otro nombre que tenga sentido.
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Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Formulario" del grupo "Formularios". Agregue todos o algunos campos al formulario y guárdelo. Formatee las propiedades de los campos para que coinciden con las propiedades de la tabla. Guarde una vez más antes de volver al modo "Formulario" en el botón "Vista" en la pestaña "Página principal". Utilice el formulario para agregar datos.
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Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Informe" del grupo "Informes". Agregar todos o algunos campos y cambiar a la vista de diseño. Modifique la longitud de las columnas y formatee los campos de nombres. Modifique las fuentes y los colores o seleccione un diseño preformado en el menú "Diseño". Guarde el informe. El modelo de informe permite imprimir informes de nómina.
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Cifrar la base de datos para mayor seguridad. Cierre y vuelva a abrir en modo exclusivo usando la flecha del botón "Abrir" de la ventana "Abrir" y seleccione "Abrir exclusivo". Haga clic en la pestaña "Archivo", seleccione el comando "Información", luego haga clic en "Cifrar con contraseña" en el panel "Información". Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Establecer contraseña de base de datos", defina una contraseña y vuelva a escribirla para comprobarla. Haga clic en Aceptar. La próxima vez que se abra la base de datos, se le pedirá la contraseña. Introduzca en el campo Contraseña, vuelva a escribirlo en el campo de verificación y haga clic en Aceptar.
consejos
- Las contraseñas fuertes tienen al menos ocho caracteres e incluyen números, letras mayúsculas y minúsculas y un carácter especial, como "!" o "&". Utilice la propiedad "Etiqueta" para dar a los campos nombres en lenguaje común. Cambiar el nombre del campo "PrimerNombre" a "Nombre" da un aspecto más profesional a los informes. Existen programas de nómina en línea y en el comercio minorista que controlan la hoja de puntos y los cálculos de la factura. Hacer esto en Access requiere una programación extremadamente sofisticada y la comprensión más allá del alcance de este artículo.
advertencia
- Hay muchas soluciones propietarias de control de punto y descuento en hoja a precios asequibles para la contabilidad de pequeñas empresas. En la mayoría de los casos son mucho más fáciles de usar y requieren menos tiempo para configurar que crear su propia base de datos para el cálculo de la nómina.