Contenido
- Sea directo
- Elija el asunto correcto
- Cheque su ortografía
- Ser educado
- Discuta los detalles de la reunión
El e-mail se ha convertido en el medio de comunicación preferente en el mundo de los negocios. Es rápido, confiable y sirve de documentación escrita de las transacciones hechas. Sin embargo, las cajas de entrada a veces se inundan con spam, por lo que es importante que su correo electrónico se destaque entre tantos otros, en particular si está tratando de marcar una reunión con alguien por primera vez.
Sea directo
Sea lo más directo posible a la hora de escribir el e-mail y, si es posible, envíelo directamente a la persona con la que desea reunirse y no a la bandeja de entrada compartida por el departamento. Si esto es inevitable, coloque en el campo "asunto" del correo electrónico a quien se dirige. En el cuerpo del e-mail, vaya directo al punto; explique el motivo de la reunión y pregunte sobre la disponibilidad de la persona para reunirse con usted. Si va a llevar a otra persona en la reunión, informe esto en el correo electrónico. Explique lo que está pretendiendo con la reunión. Por ejemplo, diga que desea informar los objetivos para las ventas o quién sustituirá a João da Silva en la contabilidad.
Elija el asunto correcto
El campo "asunto" del correo electrónico es la primera cosa que la persona lee y, generalmente, es lo que determina si el correo electrónico será o no abierto. Por lo tanto, es esencial que este campo no sea muy largo. Los asuntos de correo electrónico deben ser cortos y directos, siempre es posible discutir más detalles en correos electrónicos posteriores si se confirma la reunión.
Cheque su ortografía
Nunca es demasiado para reforzar esta sugerencia: Nada es peor para una primera impresión que correos electrónicos con frecuentes errores de ortografía, gramática y puntuación. Estos errores hacen que su correo electrónico parezca algún tipo de spam y aumentan las posibilidades de ser enviado a la papelera. Un chequeo previo más cuidadoso del e-mail puede evitar mucho dolor de cabeza. Lo ideal es pedir que otra persona lo lea y cheque ese tipo de error si el destinatario es algún cliente muy importante.
Ser educado
Solicitar una reunión con alguien tiene todo que ver con las primeras impresiones. Si es la primera vez que entra en contacto con la persona, utilice las formas de lenguaje más educadas que pueda. Mantenga el apellido y utilice siempre títulos como Sr. o Srta. En un primer e-mail, nunca use "Hola" como saludo; eso te hace parecer poco profesional. Al final del e-mail, siempre coloque "Gracias", "Recuerdos" o "Saludos". Las cortesías siempre son adecuadas en correspondencia vía e-mail.
Discuta los detalles de la reunión
Por e-mail, marque la fecha y la hora para la reunión como si estuviera haciendo esto por carta. Informe de manera clara cuando usted estará en algún lugar cercano al destinatario; por ejemplo, diga en qué fechas usted estará en la ciudad del destinatario. Sea claro sobre lo que desea discutir. Por ejemplo, decir que quiere hablar de "las ventas de cortadores de césped en el segundo trimestre del año" da al destinatario una mejor idea sobre lo que será discutido que una simple "Ventas".