Cómo organizar la ficha personal de un empleado

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Es esencial para un pequeño empresario, o para el departamento de recursos humanos una gran empresa, organizar correctamente todos los archivos sobre los empleados. Hay algunos elementos importantes para mantenerse en una ficha personal básica para cada empleado. En estas fichas básicas, puede separar la información en las secciones en lugar de colocarlo de forma aleatoria. Además, añada archivos según sea necesario para cada empleado y guarde archivos actualizados para todos los empleados.

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Haga fichas separadas para cada empleado y un archivo para formularios I-9 y para datos de pago (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Seleccione una carpeta que pueda guardar suficiente papel para cada ficha de empleado. Utilice una segunda carpeta para los registros médicos de los empleados. Las carpetas colgadas pueden ser las mejores para ellos. Entonces, puede incorporar subcarpetas dentro de ellas y utilizar separadores entre las secciones.
La primera carpeta de cada empleado, el archivo personal básico, debe contener la información personal del empleado, como la dirección y el número de teléfono actual. Pida a los empleados para actualizar esta información, si es necesario, cada año, tal vez a principios del año o durante los reclutamientos. También debe mantenerse la información sobre el contacto de emergencia.
Si divide las carpetas pendientes en las secciones, la segunda sección puede contener el currículo y la aplicación para el trabajo, más referencias y contratos de empleado.
Coloque todos los documentos firmados por el empleado cuando entró a la empresa en la tercera sección. Normalmente, usted puede encontrar formularios como las formas de tasas W-4, entrenamiento contra el abuso sexual, los acuerdos de confidencialidad y el conocimiento de la política de empleado aquí - pero no el formulario I-9.
Coloca comentarios sobre el empleado en una sección. Cualquier retorno en una revisión hecha por el empleado debe ser mantenido aquí. Incluya documentación para aumento salarial o acciones disciplinarias. Mantenga copias de diplomas relevantes, certificados o confirmaciones de entrenamiento que el empleado también ha recibido en esta carpeta. Mantenga una sección para los registros de seguro, salud y jubilación.
Toda la información médica se debe mantener en una carpeta separada. Cualquier información que relacione la salud del empleado debe almacenarse aquí. Esto tiene relación con la confidencialidad y que no se puede basar ninguna promoción u otras decisiones personales en la historia médica de la persona involucrada, declara HRdirect.
Mantenga una tercera carpeta para cualquier empleado que sea herido en el horario. Aquí usted pondrá informes de los accidentes, las demandas de compensación del trabajador y cualquier otro expediente médico.
Coloque todos los formularios I-9 en sus carpetas o ficheros separados, declara HRdirect. Separe los I-9s de funcionarios antiguos de los más jóvenes.

Si usted hace las nóminas en su oficina, mantenga una carpeta sólo para el archivo de nómina.