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Para las empresas, es esencial atender el teléfono de forma profesional y educada. El teléfono sigue siendo el principal medio de comunicación entre la mayoría de las empresas y sus clientes. Si usted lee alguna crítica de clientes a empresas, usted se dará cuenta de que tienden a formar una opinión general sobre una empresa de acuerdo con la forma en que se trata en el teléfono. Los clientes hacen juicios basados en el número de timbres antes de que las llamadas sean atendidas, como son saludables, por cuanto tiempo esperan y se quedan satisfechos al final de la llamada.
instrucciones
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Atiende el teléfono antes del tercer toque. Como esto puede no ser posible cada vez, esta debe ser la meta general. Los clientes no ven como algo profesional cuando sus conexiones no se satisfacen rápidamente. Incluso si no puede contestar la llamada inmediatamente, al menos saluda al cliente y pida que espere un momento.
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Atiende el teléfono de forma profesional. En la mayoría de las empresas, un saludo estándar funciona bien, y usted puede hacer una política para toda la empresa para que todas las llamadas sean atendidas de la misma manera. Utilice un saludo sencillo con el nombre de la empresa y pregunte cómo puede ayudar. Por ejemplo, usted podría decir algo como "Buenas tardes y gracias por llamar a la empresa XXX. ¿Cómo puedo ayudarle?"
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Escucha atentamente mientras el cliente habla. Los clientes se irritan cuando creen que la persona no está prestando atención a lo que dicen o necesitan repetir muchas veces lo que acabaron de hablar. Evite hacer otras actividades mientras está al teléfono y dar toda su atención al cliente.
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Sonríe mientras está hablando. Cuando usted sonríe, parece más agradable al teléfono y los clientes responden positivamente a eso. Además, sea siempre agradable y educado, incluso cuando el cliente está nervioso y no está siendo agradable.
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Hable despacio y claramente cuando explique algo para el cliente. Los clientes no quieren ser apresurados, como si estuviera tratando de cerrar la llamada. Es especialmente importante hablar despacio y claramente cuando explicar procesos largos o está explicando las políticas de la empresa. Usted necesita explicar todo detalladamente para que el cliente entienda perfectamente y no quede con ninguna duda.