Contenido
Las cartas a los clientes generalmente siguen formatos específicos y se ven bien planificadas y profesionales. Tienen elementos que son universales, como saludos y cierres. Aquellos que hablan de procedimientos de facturación contienen información sobre las políticas de pago de una empresa y describen cómo los clientes deben pagar sus facturas. Los cambios a estas políticas deben ser comunicados mediante carta enviada por correo al cliente, informándole por escrito de los cambios ocurridos.
Apertura
La apertura de la carta contiene la fecha en que fue escrita, la información de contacto del destinatario y un saludo. La sección de la carta con el saludo "Estimado cliente" se escribirá a doble espacio debajo de la información de contacto del cliente. El saludo se dirige al cliente correctamente con títulos como Sr. o Sra. Y el apellido.
Objeto de la carta
El párrafo del propósito informa a su cliente que está escribiendo para informarle que se producirán cambios en el sistema de facturación. Este párrafo también debe incluir garantías de que esta carta no es una factura de cobro.
Efectos sobre el consumidor
El párrafo de efectos se detalla y enumera las formas en que los cambios que está implementando su empresa afectarán al cliente. Estos efectos pueden incluir una nueva dirección de facturación a la que se enviarán los pagos o nuevas fechas de facturación. Estos cambios deben redactarse de forma positiva y a favor del cliente. Cada cambio debe describirse como un beneficio tanto para el cliente como para su empresa.
Cierre
La sección de cierre debe incluir su declaración de cierre al cliente, como "Gracias por su patrocinio", "Atentamente" o un simple "Gracias". Incluirá su nombre escrito, su firma e información de contacto. También se debe incluir una dirección de correo electrónico para que los clientes se comuniquen con usted si tienen alguna pregunta.