Contenido
- responsabilidades
- Mantenimiento de registro
- Seguro y creación de vínculos
- Registros y custodia de activos
- Responsabilidad para las transacciones relacionadas
- Controles tecnológicos
- Análisis crítico independiente
Al crear un sistema de contabilidad, las empresas y las organizaciones sin ánimo de lucro deben establecer un marco para el control interno. Este proceso ayuda a garantizar que el sistema está funcionando bien y que todos los empleados involucrados se están desempeñando como se esperaba. Tener un papel comercial esencial proporciona una garantía razonable, al disminuir la probabilidad de errores y salvaguardar los activos de la organización. Debido a su importancia, las empresas deberían considerar los principios fundamentales del control interno.
responsabilidades
Las empresas deben establecer claramente las responsabilidades. Asignar obligaciones específicas a los individuos garantiza que entiendan su papel en el mantenimiento del control interno. Si una responsabilidad se olvida sistemáticamente, un sistema de control interno eficaz es capaz de identificar al colaborador que no está ejecutando la tarea que se le ha asignado.
Mantenimiento de registro
La memoria no es una herramienta infalible, particularmente cuando se trata de grandes volúmenes de información o transacciones. Tener procedimientos adecuados para el mantenimiento de los registros permitirá que las empresas tengan un historial preciso de las transacciones. Con esa información disponible, la compañía puede entonces consultarlas más adelante si es necesario resolver algún problema o aclarar alguna duda.
Seguro y creación de vínculos
Desafortunadamente, incluso el mejor sistema de control interno es incapaz de impedir la pérdida de un activo. Al asegurar un bien y crear un vínculo con sus empleados, una organización se cerciora de que será reembolsada, si es robado o desviado de otra forma.
Registros y custodia de activos
En un sistema de control interno, las personas que tienen acceso físico a la caja ya los demás activos no son las mismas que mantienen los documentos relativos a ellos. Si, por ejemplo, el colaborador responsable de mantener los registros de caja para pequeños gastos es el mismo que controla las entradas y retiradas de esa caja, la falsificación de registros y la desviación de los fondos se facilitaría. El individuo responsable de mantener los registros de los activos no debe tener acceso a los bienes que controla.
Responsabilidad para las transacciones relacionadas
A veces, varias tareas deben completarse para que una sola transacción sea finalizada. En este caso, es importante que cada actividad que compone la operación sea ejecutada por diferentes trabajadores. Esto garantiza la participación de más de una persona en la tarea y aumenta las posibilidades de que se descubran errores o actos fraudulentos.
Controles tecnológicos
Las alarmas, los teclados electrónicos de acceso y otras características de seguridad pueden ayudar a proteger los activos de una organización. La tecnología a menudo ofrece muchas más posibilidades de control y puede ser utilizada 24 horas al día, sin necesidad de costo extra con personal o de interrupciones. Las empresas inteligentes aumentan sus sistemas de control interno invirtiendo en tecnologías eficientes y de bajo costo.
Análisis crítico independiente
Las empresas deben analizar sus sistemas de control interno regularmente. La persona responsable de realizar esta evaluación no puede ejecutar ninguno de los trabajos que será verificado. Un evaluador independiente es ideal para esa función, pues puede documentar de forma objetiva el trabajo que se está realizando en el proceso de control interno y no tiene motivos para cubrir errores o ser excesivamente optimista sobre los procedimientos.