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Un recepcionista normalmente es la primera persona que usted ve al entrar en un ambiente de oficina. El principal papel de él en cualquier organización, sea en el sector público, privado o voluntario, es representar a la organización profesionalmente para los invitados, proporcionando también soporte de nivel básico con tareas administrativas, programación y otros deberes. Los recepcionistas pueden estar en la función de apoyo administrativo o pueden ser recién graduados en la universidad, ansiosos por aprender sobre el funcionamiento interno de la empresa en la que están interesados.
administrativo
Uno de los objetivos de un recepcionista es el de apoyar la función administrativa de una empresa. Copiando, archivando y preparando documentos, así como organizando los suministros de la oficina y suministrando los suministros esenciales para sus superiores. También se ocupa de las correspondencias enviadas y recibidas.
Servicio al cliente
El objetivo central de esta profesión es el servicio al cliente. Un recepcionista atiende el teléfono con un saludo amistoso, profesional y dirige las llamadas a las partes internas. Responder preguntas generales de clientes y potenciales clientes sobre horas de operaciones, productos disponibles, servicios y las tasas están también en el ámbito de las funciones de un recepcionista.
Administrar citas
Otro objetivo de un recepcionista es gestionar la programación para la empresa. Administra el cronograma de compromisos, incluyendo nuevas reservas, cancelaciones y cambios en los compromisos. Tener buenas habilidades de organización y atención a los detalles son competencias esenciales para este profesional.
Otras tareas
Preparar el café de la oficina, bocadillos y bocadillos para las reuniones y hacer llamadas a los miembros del equipo son ejemplos de otras tareas del recepcionista. En algunas oficinas, los recepcionistas recaudan fondos para el comité social, entregan tickets de estacionamiento y el correo de la mañana.