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El uso de hojas de cálculo es extremadamente popular entre los profesionales del área de negocios por varias razones. Las plantillas se pueden hacer a mano, pero hoy en día suelen ser elaboradas de forma electrónica, usando programas como Microsoft Excel. Si necesita una base de datos para almacenar sus búsquedas o realizar cálculos, las hojas de cálculo pueden ayudarle a mejorar su productividad.
conveniencia
La conveniencia puede ser la mayor razón por la que muchos empresarios utilizan las hojas de cálculo. Al tratar con muchos datos referentes a varios aspectos del negocio es bueno tener todo en un solo lugar. Las plantillas electrónicas le permitirán acceder directamente a cada porción de datos sin tener que buscar en montañas de papeles, pues todo quedará a un clic de distancia.
Manipulación de datos
La manipulación de datos puede ser un proceso aburrido cuando usted tiene que localizar y cambiar un pequeño fragmento de información. Las hojas de cálculo simplifican mucho estas acciones, restringiendo su búsqueda a un documento. Ellas permiten realizar búsquedas automáticas, separando para usted los datos necesarios, y usar algoritmos para manipular los datos automáticamente. Por ejemplo, si cambia un número en dos columnas que se agregan, el total cambiará automáticamente con cada cambio que realice.
portabilidad
Las plantillas electrónicas simplifican la búsqueda de información de forma significativa, reuniendo varios documentos en un paquete conciso. Son especialmente útiles porque se pueden transferir a través de correo electrónico, discos externos y conexiones P2P. Usted puede también hacer copias de las mismas mucho más fácilmente y ahorrarlas si sucede algo con la original. Si lo desea, puede imprimir su hoja de cálculo, quedando con una versión electrónica y una en papel.
claridad
Al tratar con muchas formas, hojas y documentos diferentes por lo general es difícil encontrar la respuesta a una duda que pueda tener. Las plantillas electrónicas colocan las informaciones en su frente, categorizadas y listos para ser interpretadas. Esto hace que todo, desde cruzar datos y sumarlos hasta ver si alguien pagó, sea más simple. El sistema de plantillas electrónicas también facilita la interpretación de los datos para quienes no son muy familiar con ellos.
Identificación de tendencias
Estas hojas de trabajo pueden responder a preguntas que quizás no se hayan hecho. Tener todos los datos lado a lado hace más fácil identificar las tendencias. Si configura la hoja de cálculo para aplicar formato condicional, mostrará las tendencias que identifica por su cuenta. Esto puede ayudar a percibir desde la época del año en que sus ventas son más altas hasta los grupos demográficos más presentes y hacia dónde van los fondos de su presupuesto.