Contenido
La planificación y la programación van de la mano. Un plan es la teoría o los detalles de cómo se realizará un proyecto. Se utiliza para crear una hoja de ruta para lograr un objetivo. El cronograma, cuando está vinculado a un plan, es la asignación de horas y fechas para sus etapas específicas.
Planificación
Un plan requiere un objetivo y es la hoja de ruta desde el momento presente hasta la meta futura. Los planes pueden ser a corto o largo plazo. Siempre involucran detalles y pasos específicos que lo guían de principio a fin. Los planes siempre deben dejar espacio para imprevistos; por ejemplo, si una parte depende de un factor externo, el plan debe tener en cuenta ese evento.
Programación
La programación es el proceso de determinar horas y fechas para lograr metas específicas. El cronograma, al igual que los planes, puede ser a corto o largo plazo. Los horarios a corto plazo suelen ser muy importantes y están vinculados a los horarios a largo plazo. Cuando se trabaja con un cronograma organizacional o institucional, es importante que los diferentes colaboradores que trabajan en el proyecto coordinen sus cronogramas y tengan acceso a los cronogramas de los demás para garantizar un flujo de trabajo fluido.
Vinculación de planes a programación
Preparar un plan y convertirlo en programación ejecutable puede ser una tarea muy compleja, dependiendo del alcance del proyecto. Los planos deben ser muy detallados y completos. Las estimaciones deben ser precisas para determinar los plazos. Siempre tenga mucho cuidado. La ausencia de una estimación adecuada puede resultar en el retraso de todo el programa.
Variaciones y contingencias
El plan debe prever la posibilidad de variaciones imprevistas. Algunas cosas surgen en el último minuto, y el plan debe tener la voluntad de lidiar con tales eventos. Por ejemplo, si una empresa se encarga de fabricar un nuevo producto y tiene un proveedor externo de piezas, y ese proveedor retrasa el envío, ¿qué sucede? El plan debe tener una solución para manejar este evento. Una solución podría ser trabajar en otra fase del proyecto que se planeó más adelante.
Tecnología
La gestión de proyectos a gran escala puede ser difícil de organizar, especialmente en la gestión de diferentes departamentos, empleados y recursos. Hay algunos programas excelentes, como Microsoft Project, que ayudan con este proceso. Este software puede ayudar tanto con la planificación como con la programación, lo que permite que el proyecto sea flexible cuando se coordina con las personas involucradas.