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Tomarse el tiempo para escribir un manual de capacitación para empleados puede parecer una tarea ardua. El uso de herramientas de Microsoft Word 2007 facilita este proceso. Antes de comenzar a escribir, planifique un poco. Decida qué tareas deben completar sus empleados y cuáles se pueden describir para ayudarlos. Planifique en qué situación utilizará el manual, ya sea en una clase presencial o en una visita autoguiada. Una vez que tenga una idea de qué tipo de manual necesita, aquí hay algunas herramientas que puede utilizar para hacer realidad su idea.
Preparación
Paso 1
Utilice la herramienta de borde en Word para crear una lista de tareas de varios niveles que el empleado debe aprender. Este proceso le ayudará a decidir la extensión de su manual y le ayudará a dividir el trabajo en partes más pequeñas, más fáciles de explicar a los empleados. Para utilizar la herramienta de borde en Word, debe comenzar con un documento en blanco y seleccionar "Inicio". En el grupo "Párrafo" hay 3 botones: puntos, números y lista de varios niveles. Seleccione "lista de varios niveles" o puede hacer clic en la flecha hacia abajo para seleccionar una lista de opciones de borde. Tu también puedes crear el tuyo. Escribe tus parámetros. Vaya al siguiente nivel en su lista de niveles múltiples presionando "Tab". para volver, presione "Shift + Tab". Escriba los pasos para la capacitación y otra información para explicar a sus empleados cómo realizar las tareas requeridas en el trabajo.
Paso 2
Use las funciones de encabezado y pie de página en Word para agregar números de página, contenido de sección y un título para cada página del documento. Los encabezados y pies de página son referencias visuales importantes para que el empleado sepa dónde se encuentra en el manual de capacitación. Al realizar la capacitación, agregar números a las páginas ayuda a relacionar ciertas páginas con algunos temas. Haga clic en "Insertar pestaña", luego en la sección de encabezados y pies de página, seleccione "Encabezado". Tendrá opciones para estilos de encabezado o puede crear los suyos propios. El encabezado aparece en cada página de su manual, o puede cambiarlo para que aparezca solo en las páginas opuestas para que su manual siga una línea de libro. Los pies de página aparecen en la parte inferior de la página y generalmente se utilizan para mostrar el número de página, las fechas y la información del usuario. Haga clic en "Pie de página" en la sección de encabezados y pies de página y, como lo hizo anteriormente, tendrá varios tipos para elegir.
Paso 3
Agregue una cubierta para diferenciar su material de capacitación de otros artículos que entregue a sus empleados, como una guía para empleados. Crea tu propia portada haciendo clic en "Insertar pestaña" y luego en "Portada" en la sección de la página. Verá una variedad de estilos de portada entre los que puede elegir o crear uno propio. Dé a su manual un título descriptivo; incluya la fecha de creación y los autores, ya que estos manuales a menudo se producen en grupos.
Paso 4
Agregue encabezados para ayudarlo a crear una tabla de contenido para su documento de capacitación. Esto también ayuda a organizar visualmente para facilitar el uso de su empleado. Cree diferentes estilos de encabezados para cada tema utilizando el borde creado previamente (este encabezado no es el mismo que el de la parte superior de la página). Los estilos de encabezado son estilos de fuente que usa para indicar diferentes secciones de entrenamiento, así como diferentes subsecciones.
Si está escribiendo un manual sobre cómo escribir correspondencia corporativa, su Título 1 debe ser "Cómo escribir una carta corporativa" y luego el subtítulo puede ser "Qué incluir". Para marcar los títulos 1 y 2, seleccione "Inicio" y en la sección de estilos verá una serie de estilos diferentes entre los que puede elegir, incluido el título 1, el título 2, el título, etc. Seleccione el texto que desee como primer título 1 y haga clic en la sección "Título 1" para indicar su importancia. Haga clic en la siguiente sección para crear su encabezado 2. Siga todo el borde, seleccionando el encabezado 1 y 2. Estos se incluirán en su tabla de contenido cuando haya terminado.
Paso 5
Agregue una tabla y contenido (TDC) para ayudar a su empleado a encontrar la información que pueda necesitar cuando sea apropiado. Si ya ha agregado los encabezados principal y secundario a su documento, deje que Word haga el trabajo y cree el TDC por usted. Haga clic al principio del documento, donde desea que aparezca el TDC (generalmente después de la portada) y haga clic en "Referencias" y luego en "Tabla de contenido" en la sección homónima. Verá una lista de tablas automáticas que puede utilizar. Haga clic en una de las selecciones automáticas y su TDC debería aparecer usando los encabezados preseleccionados.
Paso 6
Organice sus títulos y secciones de su manual de capacitación en un orden paso a paso. La última y más esencial sección del manual debería ser el índice. Cuanto más completo sea su índice, más fácilmente el estudiante podrá encontrar respuestas por el número de página más adelante. Para crear un índice, seleccione una palabra que desee insertar. Haga clic en "Referencias" y luego en "Registrar" para continuar haciendo esto para cada elemento que desee agregar al índice. Cuando termine, desplácese hacia abajo hasta el final de su manual de capacitación y agregue el índice haciendo clic en "Referencias" y luego en "Insertar índice".
Paso 7
Revise la ortografía y guarde su archivo. Una vez que haya creado el primer manual de capacitación, puede convertirlo en una plantilla para otros manuales haciendo clic en "Abrir", luego en "Guardar como", cuando aparezca el cuadro de diálogo, en la sección "Guardar como tipo" haga clic en la flecha para hacia abajo y seleccione "Plantilla de Word (.dotx)" y luego puede reutilizar su trabajo en otros manuales de capacitación.