Cómo crear un informe para mostrar ventas trimestrales en Excel 2007

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Excel 2007 es un programa de hoja de cálculo, compuesto por un número de "celdas", donde se puede insertar información. El diseño de la hoja de trabajo facilita la organización de datos de texto y numéricos para que pueda presentar información e identificar tendencias. Después de tener sus datos en la hoja de cálculo, Excel permite crear fórmulas simples para resumir los datos y crear gráficos para mostrar los datos de una manera fácil de entender.

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Utilice Excel 2007 para tener un mayor control de sus datos (Goodshoot / Goodshoot / Getty Images)

1. Abra un nuevo documento de Excel. Una pila en blanco aparecerá en la página.

2. Haga clic en la celda "A1", que es la celda superior a la izquierda de la hoja de cálculo. Introduzca "Trimestre" en la celda y pulse "Enter". Excel seleccionará automáticamente la celda "A2", que está directamente debajo de la primera celda.

3. Escriba los nombres de los trimestres en las celdas directamente debajo de la primera. Cada trimestre debe tener su propia célula, y no se olvide de incluir el número del año de sus datos que abarca más de cuatro trimestres. Después de escribir el nombre de cada trimestre, pulse "Enter" para ir a la siguiente celda.

   
   

4. Seleccione la celda "B1", que está directamente a la derecha de la celda "Trimestre". Introduzca el encabezado de sus datos aquí. Si sólo tiene un conjunto de números de ventas para cada trimestre, simplemente puede escribir "Ventas" en esta celda. Si sus datos se dividen por diferentes regiones, tiendas, canales o de cualquier otra forma, coloque un encabezado para la primera serie de datos en esta celda, escriba el siguiente encabezado en la celda "C1", y continúe hasta que cada serie de datos tenga un número cabecera.

5. Introduzca sus datos numéricos de ventas en las celdas donde las líneas que representan el trimestre cruzan con las columnas que representan los campos de datos.

6. Haga clic en la celda "A1". Presione la tecla "Ctrl" y "A" para seleccionar la tabla entera. Haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la pantalla. Seleccione el botón "Columna" y elija una de las opciones de agrupación de gráfico de columnas. Excel creará un gráfico basado en los datos de la tabla. Los encabezados de las columnas se mostrar automáticamente a la derecha del gráfico y los trimestres se enumeran debajo de él.

   
   

7. Seleccione la primera celda vacía a la derecha de los encabezados de las columnas. Escriba "Total" en esta celda. Seleccione la celda justo debajo de ella y coloque esta fórmula: "= sum (B2: XY)" donde "XY" es la letra de la columna y el número de línea de la celda a la izquierda de la actual. Presione "Enter" para completar la fórmula. Seleccione la celda y mueva el ratón hasta la esquina inferior derecha. Haga clic y mantenga pulsado el botón del ratón mientras arrastra el ratón hasta la última línea del campo de datos. Suelte el botón para copiar la fórmula en todas las celdas seleccionadas, haciendo que sea fácil de leer el total de ventas para cada trimestre.