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Gracias a los programas de ordenador que organizan los archivos en orden alfabético de la manera que deseamos, guardar los archivos físicos se está convirtiendo en una habilidad cada vez menos común. Si usted trabaja en un consultorio médico sin el mantenimiento de registros electrónicos, es fundamental mantener los archivos en orden alfabético para una mejor organización. No se necesita mucho para empezar y, una vez que tenga un sistema en vigor, será fácil mantener los archivos organizados.
instrucciones
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Designe el espacio adecuadamente. Calcule la cantidad de espacio necesario para todos sus archivos, luego asigne espacios más pequeños para cada letra del alfabeto con etiquetas, marcadores u otra forma de identificación. Puede ser necesario mantener los archivos en la mitad de un cajón, en la esquina de una mesa o en algún otro lugar específico. Desde que caen, cualquier lugar sirve.
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Archivar o apilar los archivos médicos. Si ha creado archivos más grandes para cada letra del alfabeto, coloque los registros de los pacientes dentro de la carpeta de la letra adecuada. A medida que continúa añadiendo los archivos de cada letra, coloque nuevos registros de pacientes en orden alfabético dentro de las carpetas más grandes. Si apila los archivos al final, sin el uso de archivos más grandes, utilice suficiente espacio de la mesa o del suelo para crear pilas en orden alfabético para cada letra del apellido de los pacientes.
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Compruebe su trabajo. Además de comprobar si los archivos dentro de un armario están debidamente insertados dentro de la carpeta de su letra inicial, asegúrese de que los registros están en orden alfabético dentro de cada archivo de letra, eligiendo al azar algunos de ellos para realizar la exploración. Un error para estar atento es apilar de atrás hacia adelante, haciendo que los nombres dentro de cada archivo de letra se presenten al revés.
Qué necesitas
- carpetas
- Armario de archivos