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En una oficina ocupada con varias salas de conferencias, puede ser difícil mantener el control de qué salas de conferencias están en uso y en qué horarios. El calendario en Microsoft Outlook se puede utilizar para programar sus reuniones, citas y eventos, y también se puede utilizar para eventos de toda la oficina, como la programación de salas de conferencias. Puede configurar un calendario para programar todas las salas de conferencias, haciendo que el personal vea fácilmente la disponibilidad de la sala de conferencias para cualquier fecha y hora.
instrucciones
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Abra Microsoft Outlook. Haga clic en "Calendario" en el panel de favoritos. Haga clic con el botón derecho del ratón en "Calendario" y seleccione "Nuevo calendario". Escriba un nombre para el nuevo calendario, como "Programación de la sala de conferencias".
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Haga clic en "Ver agenda" en el rango de interfaz. Haga clic con el botón derecho del ratón en el calendario y seleccione "Nueva cita".
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Haga clic en "Categorizar" en el rango de opciones y seleccione "Todas las categorías". Seleccione una categoría de color y haga clic en "Cambiar nombre". Introduzca un nombre para la categoría, como "sala de conferencias 1" o "Sala de conferencias del corredor". Cambie el nombre de las categorías de colores adicionales, uno para cada sala de conferencias. Haga clic en "Aceptar".
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Escriba un título de una reunión o un evento en el cuadro de texto de asunto. En el cuadro de texto local, escriba el número o el nombre de la sala de conferencias. Introduzca el día y la hora de inicio para el uso de la sala de conferencias con el tiempo de uso final. Si se va a utilizar una sala de conferencias durante varios días, puede cambiar la fecha de finalización.
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Introduzca los detalles de la reunión prevista para la sala de conferencias en la ventana principal. Puede incluir una descripción de la reunión y una lista de participantes.
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Haga clic en "Categoría" en el rango de opciones y haga clic en la sala de conferencias donde se realizará la reunión. Este código de color en el calendario, hace que la reunión sea fácilmente diferenciada entre las varias salas de conferencia en uso al mismo tiempo.
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Haga clic en "Guardar y cerrar" para cerrar el evento de la sala de conferencias y volver al calendario.