Cómo crear un diccionario de datos en Access

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Qué necesitas

Un diccionario de datos es como un mapa de navegación o un código clave para todos los diferentes tipos de datos que se pueden colocar en cualquier base de datos. Contiene datos sobre sus propios datos. Crear una ayuda que mantiene y actualiza las condiciones del banco y las convenciones de nombres consistentes. El lápiz y el papel pueden ayudar a esbozar una idea de lo que debe incluirse en la base de datos.

instrucciones

Un diccionario de datos contiene datos sobre sus propios datos (The open book image by Cosmic from Fotolia.com)

Abra el "Microsoft Access". Busque la pista de menú en la parte superior de la página y seleccione "Archivo". Haga clic en "Nuevo" y en "Base de datos vacía". Se abrirá un nuevo banco. Haga clic en "Archivo" de nuevo y en "Guardar como". Introduzca el nombre de su banco en el cuadro "Nombre de archivo" y haga clic en "Guardar.
Haga clic en el banco vacío debajo de la primera columna etiquetada "Agregar nuevo campo". Escriba "Nombre de tabla", "Nombre de atributo", "Contenidos", "Tipo", "Formato", "Variación", "Requerido" y "CP", presionando la tecla "Tab" entre cada una. "CP" significa "Clave-primaria". Es un campo que hace que la base de datos sepa qué usar como punto de anclaje al organizar la información durante las búsquedas del usuario.
Haga clic en "Archivo" y en "Guardar" para guardar su trabajo. Haga esto periódicamente mientras está creando el diccionario de datos.
Coloque el cursor en el primer campo de "Nombre de tabla" y escriba el nombre del banco. Si está creando uno para guardar información de cuentas de cliente, por ejemplo, puede llamar a "Cuentas". Vaya a "Nombre de atributo" y escriba los campos de nombre que desee, por ejemplo, utilice "Primer nombre" o "Apellido". Los identificadores que se colocan se utilizarán dentro del programa. Normalmente, los programas no permiten espaciamientos entre nombres variables .Los nombres de identificadores aparecen normales al usuario en cualquier interfaz gráfica de usuario. Utilice la flecha abajo en el teclado para enumerar cada nombre de atributo.
Coloque el cursor en la primera línea y vaya a la sección "Contenido", donde quedará la información referenciada. Para "Primero_Nombre", por ejemplo, puede ser algo como "Primer nombre de cliente". Utilice la flecha abajo del teclado para rellenar la información aplicable cerca de cada peculiaridad del atributo.
Coloque el cursor de nuevo en la primera línea y vaya a la columna "Tipo". Rellene cada tipo para cada nombre de atributo. Algunos ejemplos pueden ser "número", "fecha", o "carácter". Repita este proceso para cada columna restante. Los ejemplos de formatos pueden ser: "9999" o "999-99-9999" o "mm / dd / aaaa" o "9,999,999" y "99.99".
Defina el campo "Variación", que describirá las variaciones aceptables para cantidades o fechas. Es posible que no tenga que rellenar esta columna para cada nombre de atributo, ya que no siempre será aplicable.
Rellene la columna "Requerido", un campo simple de "sí" o "no". Si es necesario que el usuario introduzca un campo específico, coloque "s"; de lo contrario, coloque "n".
Seleccione el campo cerca del cual se colocará "CP". Coloque sólo cerca de los campos que utiliza la base de datos para buscar información. Si desea que el banco sea investigado por el primer nombre y apellido, por ejemplo, esos serán los campos que serán colocados próximos a "CP".
Cierre Microsoft Access cuando haya terminado.

consejos

Es importante, al rellenar la columna "Formato", que sólo utilice un "9" al describir un formato de número. En las industrias de TI (Tecnología de la Información) se sabe que una serie de números "9" se utiliza como espacio reservado para cualquier número que encaje en ese formato. Es posible que tenga que escribir un límite de caracteres cerca de cualquier campo de caracteres en la columna "Tipo". Por ejemplo, "Primer nombre" sería "Caracteres (30), indicando que el primer nombre de la persona debe estar limitado a 30 letras.

advertencia

No clasifique más de un atributo con el mismo nombre. Esto ocasionará errores en su base de datos y podría comprometer la precisión de los datos que se guardarán.