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Fichas catastrales son importantes herramientas administrativas para los mentores de las iglesias. La información contenida en estas fichas permite que ellos hagan los contactos necesarios con los miembros y ofrezcan ayuda en momentos de dificultad. Ellos también ayudan a los mentores a promover actividades y programas de la iglesia ya acompañar el progreso espiritual de los miembros, con detalles sobre los cursos hechos y participaciones en actividades. Mantener las fichas de los miembros actualizados no es una tarea difícil, pero exige un trabajo constante y organización personal.
instrucciones
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Cree un formulario electrónico con la herramienta de su elección. Introduzca el nombre de la iglesia y las palabras "perfil de miembros" en la parte superior para facilitar la identificación del archivo. Incluir las siguientes preguntas y dejar un espacio en blanco que se puede contestar: (1) Nombre; (2) Fecha de nacimiento; (3) Dirección de casa, teléfono residencial, teléfono móvil y correo electrónico; (4) Estado civil; (5) nombre del cónyuge; (6) Fecha de aniversario de matrimonio; (7) Nombre de los hijos, edad y escolaridad; (8) Breve testimonio de la conversión; (9) Lugar y fecha del bautismo; (10) Profesión y lugar donde trabaja; (11) Etnia; (12) Áreas de participación en el ministerio; (13) Cursos realizados; y (14) Nombre del antiguo pastor e iglesia.
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Defina cuando se va a entregar el formulario o solicitar la información. Una sugerencia es proporcionar una tarjeta corta y sencilla con "Información al visitante" para los que están llegando a la iglesia por primera vez. Esta tarjeta sólo puede solicitar la información más importante para el momento, como: nombre, dirección, información de contacto y nombre y edad de los hijos. Posteriormente, estos datos pueden ser transferidos a una ficha catastral por un voluntario o miembro del equipo de la oficina. Esto hará que la iglesia no parezca intrusiva con las personas que están llegando a ella por primera vez. Puede ser una buena opción solicitar la información completa o entregar la ficha catastral cuando la persona es asistir a un curso o manifestar interés en la adhesión oficial en la iglesia.
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Elija un responsable en mantener la base de datos. No es una tarea complicada, pero requiere atención constante. Las personas pueden cambiar de dirección, cambiar el e-mail, hacer nuevos cursos o participar en nuevos ministerios. Alguien debe tener la asignación de añadir a las personas que están llegando y desarrollar formas, como encuestas realizadas trimestralmente, para actualizar la información de la ficha con cierta frecuencia.
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Busque un canal de distribución, es decir, piense qué medio utilizará para poner a disposición las fichas catastrales. Esto puede ser hecho de diversas formas utilizadas individualmente o combinadas. Usted puede colocar las fichas en un mostrador de información, entregarlas en los cursos o publicarlas virtualmente en el sitio de la iglesia. Es importante determinar el método de divulgación y de anunciar esta actividad, además de recordar a la congregación sobre ello.
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Defina dónde se almacenar las fichas de registro de los miembros para proteger la información personal de los participantes. Un móvil como un archivo, mantenido bloqueado, puede ser utilizado con esta función. Si la información se almacena electrónicamente, asegúrese de que el equipo está protegido con una contraseña. Avise a la congregación que la información estará segura y quién tendrá acceso a ellas.