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La capitalización y los gastos son dos formas diferentes de registrar una transacción de gastos comerciales. En el mundo de la contabilidad existen reglas claras para diferenciar los dos tipos de gastos y registrar cada uno. Para garantizar registros e informes adecuados de transacciones financieras, los contadores y empresarios deben familiarizarse con el razonamiento detrás de las importantes reglas y normas contables.
Capitalizando
Los gastos de capital, también conocidos en inglés como "capex", son las cantidades monetarias gastadas para generar beneficios futuros. Por ejemplo, cuando una empresa compra activos fijos, como equipos de fabricación; o cuando mejora el valor de un activo con una vida útil más larga que el ejercicio actual. Otro ejemplo son las mejoras u otras adiciones que aumentan el valor de un edificio.
Gastos
Un gasto se refiere al dinero gastado para pagar artículos como material de oficina, servicio telefónico o mantenimiento y reparaciones. Es dinero gastado para cubrir costos que no están relacionados con la producción directa de bienes o servicios. También incluyen los costos para mantener los activos en buen estado de funcionamiento; sin embargo, el valor del activo no aumenta y su vida útil no se prolonga.
Los gastos de ingresos generalmente cubren el dinero o equivalentes pagados por bienes y servicios que se utilizarán en un corto período de tiempo. El monto se carga a la cuenta de resultados de manera inmediata y el gasto corriente corresponde a los ingresos corrientes generados por el mismo período de tiempo.
Cuando capitalizar
Una empresa puede gastar grandes cantidades de dinero para instalar un sistema de aire acondicionado en su edificio. Por tanto, deberá capitalizar la climatización en su balance, ya que la climatización tendrá una vida útil superior a un año. Dichos equipos deben devaluarse cada año hasta que llegue al final de su vida útil. Esta vida útil varía según el tipo de activo. En este caso, la climatización se devaluará junto con la vida útil del edificio de la empresa, es decir, 39 años.
Áreas de capitalización indefinidas
Algunas situaciones generan desafíos para que los registros de gastos sean adecuados, ya que no son claros y las empresas deben basarse en estándares contables presentados por la Hacienda Federal, en el marco de estándares financieros estándar, y principios contables generalmente aceptados, con el objetivo de hacer elecciones correctas. La publicidad presenta un desafío ya que las empresas suelen registrar el gasto en el período en el que se constituyó, en la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, en un caso que involucra a la empresa RJR Nabisco, el IRS argumentó que los gastos para establecer una campaña publicitaria son diferentes a los costos de ejecutar la campaña y que los costos deben capitalizarse porque la campaña publicitaria genera beneficios a largo plazo. , durante más de un año, por los productos o servicios publicitados. De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos, temas 340-20, los gastos de publicidad generalmente deben contabilizarse cuando realmente ocurren o cuando se incurre en costos.
Cuando gastar
Las reparaciones de rutina del equipo califican como gastos de ingresos. Dado que no mejoran ni extienden la vida útil del activo, simplemente vuelven a su condición operativa anterior. Los gastos de mantenimiento y reparación se registran en el período corriente como "Gastos de reparación y mantenimiento", en el estado de pérdidas y ganancias.