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En la economía global, millones de personas pagan por adelantado bienes y servicios, ya sea para reservar viajes o cobertura de seguro, entre otros. Dependiendo del tipo de acuerdo contractual celebrado, decenas de organizaciones también realizan pagos por adelantado para transacciones específicas. Las normas contables les indican a los contadores dónde se registrarán los gastos e ingresos anticipados en el balance.
Gastos pagados por anticipado
Un gasto inicial es un costo operativo que una empresa ha pagado, pero que aún no ha utilizado ni consumido al final de un período específico, como un trimestre o un año fiscal. Los ejemplos incluyen primas de seguros, impuestos y otras evaluaciones, alquileres y mantenimiento. Las organizaciones y las personas pueden acordar pagar por adelantado los bienes y servicios para aprovechar los beneficios financieros, a menudo asociados con el pago por adelantado. El gasto anticipado es un activo, porque la empresa beneficiaria debe reembolsar al deudor si no cumple con los términos contractuales durante el período en que el contrato es válido. Los contadores clasifican el artículo como un activo a corto plazo, porque los acuerdos contractuales, como las pólizas de seguro, generalmente duran un año, aunque son renovables.
Ingresos prepagos
Un ingreso inicial es el dinero que recauda una empresa antes de entregar bienes o realizar servicios. En una transacción de pago anticipado, el pagador trata las remesas como gastos pagados por anticipado, mientras que el receptor las considera como pago anticipado. Por ejemplo, una compañía de seguros registra las remesas de primas que los asegurados envían como ganancias prepagas. Un ingreso anticipado es un pasivo a corto plazo, si el contrato subyacente tiene una ventana de pago de 12 meses y es una deuda a largo plazo, si el receptor tiene que pagar durante un período de más de un año.
Registro de contabilidad
Un contador, o un contador junior, debe seguir reglas específicas al registrar los gastos y los ingresos anticipados. Estos estándares incluyen los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), la Comisión de Bolsa y Valores y los Estándares Internacionales de Contabilidad (IFRS). Bajo GAAP e IFRS, el contador junior carga la cuenta de gastos prepagos para aumentar su monto y acredita para reducir el monto de la cuenta. El contador invierte las entradas para las transacciones de ingresos anticipados: débito a la cuenta de ingresos anticipados para reducir su valor y crédito para aumentarlo.
Reportes financieros
Los PCGA y las NIIF requieren que una empresa indique los ingresos y gastos anticipados en el balance. Este informe también se conoce como estado de situación financiera o estado de situación financiera.La empresa presenta los ingresos y gastos previstos en las secciones de "deuda a corto plazo" y "activos a corto plazo" del balance, respectivamente. Las partidas prepagas también afectan el estado de resultados.