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Las reuniones son esenciales para todo tipo de negocios, pero también pueden estar sujetas a la cancelación por una variedad de razones. Todas las partes implicadas en la reunión deberán notificarse por escrito lo antes posible después de que sea evidente que la reunión no se hará. Aunque enviar correo electrónico es a menudo el apropiado para hacer, o a veces un mensaje de texto, algunas situaciones pueden hacer que sea necesario enviar una carta por correo. Es aconsejable confirmar que se ha recibido el aviso de cancelación.
Texto de la carta
La carta debe comenzar diciendo que la reunión fue cancelada e incluir la hora, el lugar y el objetivo del encuentro. Puede especificar el motivo o asignarlo a "circunstancias imprevistas". Ofrezca una disculpa por el inconveniente.
Información de reactivación
Si la reunión se remarca, la carta debe proporcionar el lugar y la hora o garantizar al destinatario que será informado. También debe incluir información de contacto y pedir que el receptor confirme su mensaje.